Universitetsbiblioteket tar emot enskilda arkiv och brevsamlingar efter författare, konstnärer, musiker och andra kulturpersonligheter, liksom personer som varit verksamma vid Lunds universitet och vars kvarlåtenskap är av intresse för forskningen. Även institutioner och föreningar kan donera sina samlingar till biblioteket. 

Biblioteket tar även emot enstaka manuskript som har ett historiskt, litterärt eller annat kulturellt värde, liksom material som kompletterar redan existerande arkiv eller enstaka manuskript i bibliotekets ägo. 

Biblioteket tar endast i undantagsfall emot boksamlingar, enskilda tryckta böcker, tidningar, tidskrifter, småtryck och klippsamlingar.

Donationsvillkor

Då material doneras till Universitetsbiblioteket upprättas en donationshandling som reglerar villkoren för användandet av materialet. Bibliotekets önskemål är alltid att allt material skall bli fritt tillgängligt för forskningen. Ibland kan emellertid delar av materialet, om det anses befogat och sker i överenskommelse med biblioteket, beläggas med tillståndskrav för användning eller förseglas under en begränsad period. En donation innebär att äganderätten helt övergår till Universitetsbiblioteket i Lund, som förvarar och tillhandahåller materialet och – i den mån resurserna tillåter – även sorterar, beskriver och katalogiserar det.

Biblioteket har ingen skyldighet att ta emot material som erbjuds och förbehåller sig rätten, specificerad i donationsavtalet, att i en donation även i efterhand gallra de delar som personalen inte anser vara bibliotekets uppgift att bevara till eftervärlden.

I undantagsfall tar biblioteket även emot depositioner. En deposition innebär att deponenten behåller äganderätten över materialet. I sådant fall ska avsikten på sikt vara att depositionen övergår till donation, efter en i förväg avtalad tid. Depositioner ordnas och förtecknas normalt ej av biblioteket. För depositioner upprättas en depositionshandling.

Leverans

Inför överlämnandet av ett arkiv – särskilt om det är ett omfattande sådant – brukar vi besöka donatorn för att på plats hemma hos honom/henne få en uppfattning av arkivets omfång och karaktär. Vi kommer då överens om vad som är relevant för biblioteket, och vad som inte kan tas emot. Sedan sker leveransen antingen genom att donatorn själv fraktar arkivet till biblioteket, eller att vi hämtar det hos donatorn. En enstaka handskrift kan vid behov sändas som rekommenderad försändelse med posten.